Planlagt i 2017 |
Gjennomføring – kommentar |
Økonomistaben |
|
Økonomisystemet ble oppgradert i slutten av 2015 og vi har både i 2016 og 2017 tatt i bruk mye ny funksjonalitet : |
|
Oppgraderingen fører til at en rekke interne prosedyrer og rutiner vil gjennomgås i løpet av 2017 med LEAN-prinsipper som metode, for å forenkle hverdagen hos våre brukere. Men dette vil også gi positive effekter innad i økonomistaben i forhold til å håndtere vekst i bilagsvolumer innenfor dagens ressursrammer. |
I 2017 ble det utskiftninger i flere sentrale stillinger i økonomistaben. Dette påvirket kapasitet og fremdriften i flere av utviklingsprosjektene.
Arbeid med interne rutiner og prosedyrer skjer kontinuerlig. Flere områder styres av kommunen økonomireglement og i 2018 vil dette reglementet bli evaluert og endringer legges frem for kommunestyret. |
· Arbeide for økt bruk av EHF-faktura både inn fra leverandører og ut til næringskunder. Samtidig arbeide for økt bruk av e-faktura mot våre privatkunder. Dette gir både intern effektivisering og besparelser i porto for utgående fakturaer. |
Løsning for EHF fakturaer (statens format for elektronisk fakturering) til kunder/foretak med org. nr, har vært i bruk siden 2016. I 2017 er antallet fakturaer sendt/mottatt på papir nesten halvert. E-faktura til innbyggere og privatkunder, gikk veldig tregt i 2016, men i 2017 har fler og fler takket ja til e-faktura, nesten 40%. |
Legge til rette for bruk av timeregistering for personell og maskiner i både investering og drift, for å effektivisere de kostnadsfordelinger som gjøres manuelt i dag.
Sluttføre arbeidet med innkjøpsanalyser i samarbeid med øvrige sektorer og staber, slik at vi utnytter våre innkjøpsavtaler bedre. Det er estimert ut fra erfaringer hos andre kommuner at dette kan gi reduserte kostnader ved rutinemessige kjøp av varer og tjenester. Til dette innføres et innkjøps-analyseverktøy i et prosjektsamarbeid med Hamar kommune. Arbeidet ble startet i 2015, men vakanser gjør at arbeidet ikke er sluttført. |
Dette arbeidet er ikke igangsatt.
Dette arbeidet er ikke avsluttet. Hamar kommune har valg å ikke bruke innkjøpsverktøyet. I løpet av 2018 vil Elverum kommune beslutte om det er hensiktsmessig og økonomisk forsvarlig å videreføre arbeidet og bruk av systemet.
|
Planlegge og estimere kost/nytte ved implementering av innkjøpsmodul med rekvisisjoner, elektroniske bestillinger mot rammeavtaler basert på elektroniske varekataloger, og legge til rette for at disse rutiner presenteres i Agresso’s WEB-portal for alle i kommunen som skal bestille varer og tjenester mot disse avtalene. Det antas at dette vil kunne gi betydelig innsparinger på kommunens kjøp av varer og tjenester, men det vil kreve investering i lisenser og konsulentbistand og vil bli fremmet som egen sak. |
Dette arbeidet er blitt nedprioritert, men vil bli aktualisert i forbindelse med gjennomgang av anskaffelsesreglement med tilhørende retningslinjer og rutiner. |
Personalstaben |
|
Arbeidsgiverstrategi
Arbeidet med strategien avsluttes høsten 2016, men implementeringen vil skje gjennom 2017. |
Arbeidsgiverstrategien ble vedtatt i kommunestyret 23.11.16. Arbeidsgiverstrategien «Framoverlent sammen» har blitt implementert gjennom kommunens lederutviklingsprogram, der ledere reflekterer over arbeidsgiverstrategiens temaer og innhold, og de forventningene som stilles. Tema er blant annet mestringsorientert ledelse, roller og forventninger. |
Medarbeiderundersøkelsen10-faktor
Gjennomføres november 2016, men bearbeidelse og tiltak med bakgrunn i resultatene vil foregå gjennom hele 2017. |
I 2016 ble det gjennomført obligatorisk opplæring for alle ledere i 10-faktor medarbeiderundersøkelse, med opplæring i alle de 10-faktorene og teorigrunnlaget bak. Det ble også gjennomført opplæring for verneombud og ledere om hvordan følge opp resultatene etter medarbeiderundersøkelsen gjennom 2017. Sektorer og staber har selv hatt ansvaret for oppfølging knyttet til 10-faktor, og fått bistand av personalstaben ved behov. |
Scenarioplanlegging HR mot 2030
Det er gjennomført opplæring i scenarioplanlegging for 2 ansatte (personalsjef og rådgiver) i 2016. I løpet av 2017 skal staben utarbeide sin egen scenarioplan. Det skal inneholde framtidige utfordringer bl.a. til rekruttering og kompetanseforhold, i tillegg til generelle vurderinger av det framtidige arbeidsmarkedet. |
Dette har ikke vært et prioritert område 2017. |
Rekrutteringsplaner:
Det skal utarbeides ulike prognoser for å se omfanget av avgang/pensjonering for de kommende år innenfor sektor/staber og innen ulike yrker, samt behov for ny kompetanse. Dette er grunnlaget for analyser i forhold til nyrekruttering, samt vurdering av hvilken type kompetanse som skal rekrutteres inn. |
I 2017 har det vært en bredt sammensatt arbeidsgruppe som har jobbet med å forbedre kommunens rutiner når det gjelder rekruttering/tilsetting. Gruppen har blant annet benyttet LEAN metodikk. |
«Ned med fraværet»
Det gjennomføres et prosjekt med hensikt å få ned sykefraværet. Prosjektet er et samarbeid med KS og NAV og 32 andre bykommuner.· |
«NED med sykefraværet»: Er en satsing i regi av KS som ble lansert i 2016, der målet er redusert sykefravær blant ansattgruppen som jobber i barnehage og helse – og omsorg. Elverum kommune er en av 32 kommuner som deltar i denne satsingen. I 2017 ble det gjennomført work-shop, med ansatte, ledere, verneombud og tillitsvalgte innenfor barnehage og pleie, rehabilitering – og omsorg. På workshopen ble det gjennomgått et nytt verktøy for å jobbe med nærvær»dialogduken». Dette verktøyet har blitt tatt i bruk i de ulike enhet/avdelinger i de to sektorer gjennom 2017. Elverum kommune har sammen med andre 8 kommuner i «NED-prosjektet», blitt valgt ut til å bli kartlagt nærmere av forskere og konsulenter i regi av Proba samfunnsanalyse og Agenda Kaupang. Rapporten fra dette arbeidet vil foreligge i mai 2018. |
Eiendomsstaben |
|
Fortsette utviklingen av samarbeidet mellom eiendomsstaben og ulike behovshavere/ aktører (Den norske kirke, Elverum Kommunale Industribygg, Elverum Tomteselskap og Midt-Hedmarken Brann- og Redningsvesen) for å sikre tett koordinering, kostnadseffektive og helhetlige løsninger. |
Gjennom dette tiltaket har eiendomsstaben sikret en mye tettere dialog og samarbeid med aktører, som i flere sammenhenger er involvert i eiendomsfaglige behov og løsninger. |
Videreføre fokuset på økt bruk av tre i kommunens byggeprosjekter, jfr. kompetanseprogrammet for økt bruk av tre (Fylkesmannen i Hedmark og Oppland).
|
Fokusområde har bidratt til at flere av kommunens byggeprosjekter er gjennomført med stort innslag av tre. Massivtre er hovedelementet i bygging av 4 nye klasserom til Hanstad skole, og utbyggingen 8 nye klasserom til Lillemoen skole. Videre er Ydalir skole og barnehage kontrahert som forbildeprosjekter relatert til trebyggeri. |
Videreføre LEAN-arbeidet for å sikre effektiv ressursbruk og samarbeid både internt og tverrsektorielt.
|
LEAN tankegangen har hatt, og vil fortsatt ha fokus. Dette innebærer fokus på helhetlige og kostnadseffektive leveranser, hvor grunnlaget er struktur, planer som grunnlag for effektiv og tilpasset bemanning, samt koordinert gjennomføring og oppfølging. |
Restrukturere prosjektportalen i tråd med resultatet fra LEAN-arbeidet.
|
Dette arbeidet er forsinket, og videreføres til 2018. |
Videreføre fokuset på innovative anskaffelser – koordinert med NHOs leverandørutviklingsprogram og ERNU.
|
Innovative anskaffelser innebærer større grad av byggherrestyring, hvor utvikling av konsept er grunnlaget for å fremskaffe innovative løsninger gjennom samspill- og/eller totalentrepriser. Både utbyggingene på Hanstad skole (4 klasserom), Lillemoen skole (6 klasserom) og Ydalir skole og barnehage er eksempler på at dette har blitt ivaretatt. |
Videreføre ORMEL-prosjektet – optimal ressursutnyttelse av grunnvann til kjøling og oppvarming av bygg (Regionalt forskningsfond).
|
Prosjektet har bidratt til at energiløsningen som er valgt for Lillemoen skole er basert på grunnvann. For Ydalir skole og barnehage er det imidlertid utfordringer relatert til at det er for mye mineraler i grunnvannet, som bidrar til driftsutfordringer for grunnvannspumper. |
Følge opp ZEN-ambisjonen for ny bydel i Ydalir i samarbeid med Elverum tomteselskap – fokus på bygging av skole og barnehage
|
Arbeidet pågår i henhold til masterplan for Ydalir bydel, hvor skole og barnehage bidrar til å sikre måloppnåelse gjennom ambisiøse kontraktsfestede miljøkrav. |
Service- og IKTstaben |
|
Staben har som ambisjon å realisere et digitalt førstevalg, det vil si at den primære kommunikasjonskanalen mellom kommunen og innbyggere/næringsliv/det offentlige skal være digital.
· |
Den primaære kommunikasjonskanalen mellom kommunen og innbyggerne/næringslivet og andre offentlige instanser er nå digital. Kommunen har hatt fokus på bruk av SvarUT til innbyggerne og bedrifter og Altinn til andre offentlige kanaler. |
Digitale tjenester må etableres på en felles plattform som betyr en stor og gjennomgående oppgradering og utvidelse av kapasitet på nett og servere, oppgradering av fellessystemer og en rekke fagsystemer: |
Digital post til/fra innbyggerne er godt i gang, mangler noe på de store fagsystemene innen helse- og omsorg, sosial og barnevern.
Nødvendig oppgradering av plattformer og felles programvare er gjort.
Gode selvbetjeningsløsninger til publikum
Gode digitale kommunikasjonskanaler, nettsider, sosiale medier og chatløsninger |
Høyhastighetsbredbånd i hele kommunen er ønskelig. |
I gang, fikk 1,5 mill i fylkeskommunale midler.
Tilbud fra 2 leverandører på utbygging av 4 områder som starter sommeren 2018. |
Kvalitetssystem – oppgradere og videreutvikle fellessystemet |
I gang – helt nytt grafisk design og mer brukervennlige løsninger. |
Beredskap – oppdatering og gjennomgang av planverket |
Dette er gjort, med spesielt fokus på tiltakskort og planer for å kunne møte den økende utfordringen med terror, vold og trusler. |