| Planlagt utviklingsoppgave i 2019 |
Gjennomføring – kommentar |
| Service- og IKT-staben |
| Kommunen skal realisere et digitalt førstevalg (ref. Norge.no), det vil si at den primære kommunikasjonskanalen mellom kommunen og innbyggere/næringsliv/det offentlige skal være digital |
Kommunen er godt i gang – både innbyggere, bedrifter og offentlige etater har tilgang til og benytter i stadig større grad de digitale kanalene;
Digital post til/fra innbyggerne (SvarUt og SvarINN), elektronisk signering, e-faktura, digitale søknadsskjemaer, digital kommunikasjon med foreldre/foresatte i både i skole og barnehage, Min side med oversikt over all saksbehandling og avgifter knyttet til egen eiendom, E-dialog for sikker håndtering av sensitiv innbyggerkommunikasjon. |
| Digitale tjenester må etableres på en felles robust og sikker plattform med moderne verktøy og støtte i tjenesteproduksjonen. |
Nytt og fremtidsrettet datarom i Helsehuset med utvidelse av kapasitet på serverpark er under etablering. Utvidelse av nettverksinfrastruktur er gjennomført. Kommunenes digitale løsninger i alle de store fellessystemene er under kontinuerlig oppdatering. Fagsystemene henger noe etter grunnet krav til sikkerhet og til dels store endringer i arbeidsprosessene. |
| NOARK 5 godkjent arkivkjerne i alle sak/arkiv systemer og fagsystemer. Noark 5 er en standard for dokumentasjonsforvaltning og arkivdanning. Den stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, og er pålagt for journalføring og arkivering av elektroniske saksdokumenter i offentlige organ. |
I tillegg til kommunens felles dokumenthåndteringsystem, er fagsystemer for NAV, barnvern, PPT og læringssenteret nå på plass med egen Noark 5-kjerne. Dette sikrer forskriftsmessig arkivering av dokumenter der alle lovpålagte og funksjonelle krav til sporbarhet, tilgangsstyring og sikkerhet er ivaretatt. Noen fagsystemer gjenstår. |
| Fastsatte rutiner med godkjente prosesser for uttrekk og avlevering til depot for digital lagring i henhold til arkivloven |
Rutiner etablert og grunnlag for analyse av uttrekk gjennomført. Gjenstår noe arbeid for å rydde i utrekksunderlaget. |
| Etablere gode kommunikasjonskanaler i digitale flater, sosiale medier, nettsider, eDialog. |
Vi benytter aktivt våre kommunikasjonskanaler til å bidra til at riktig målgruppe nåes med riktig budskap til riktig tid. Budskap og innhold tilpasses kanal. Digitale kanaler som er tilgjengelige:
– Facebook (15 + FB sider)
– Linkedinn
– Instagram
– Snapchat
– E-dialog
– Nettsiden (med intranettet)
– Youtube |
| Min Eiendom – Gjennom portalen Min Eiendom logger innbyggeren seg på med Bank-ID og finner all relevant informasjon knyttet til sin eiendom. |
Selvbetjeningsportalen MinEiendom er lansert. Her finner innbyggerne informasjon om egen eiendom som blant annet eiendomsskatt, areal, kart, tinglyste heftelser og gebyrer. Løsningen er en interaktiv portal der det kan kommuniseres direkte med kommunen. Ved å bruke portalen er man ikke avhengig av kommunens åpningstider. |
| Implementering av nytt kvalitetssystemet med avvikshåndtering |
Kvalitetssystemet er ferdig implementert og satt i produksjon. Digitale modul for avvikshåndtering som skal gi en fortløpende oversikt over kommunens håndtering av avvik og iverksatte tiltak er under planlegging og test. |
| Kontinuerlig utvikling av system for internkontroll som sikrer at kommunen følger de grunnleggende personvernprinsippene i henhold til personopplysningsloven, (kommunens plikter og den registrertes rettigheter). |
System for internkontroll er under utvikling. Gjenstår fortsatt noe arbeid med å lage en mer detaljert innholdsplan for gjennomføring av årlig internkontroll, revidering av skjema for egenkontroll av informasjonssikkerhet og utforme en sjekkliste for om grunnleggende prinsipper er ivaretatt |
| Bredbåndsutbygging på bygdene – En digital kommune krever høyhastighetsbredbånd i hele kommunen. I samarbeid med ildsjeler på bygdene skal staben aktivt bidra med søknader om tilskudd både hos fylket og de statlige ordningene. Følge opp de utbyggingsprosjektene som er i gang med god informasjon og kommunikasjon til innbyggerne. |
Utbyggingen av høyhastighetsbredbånd på bygdene i Elverum går jevnt og trutt framover. Ved årets slutt har ca 57% , av totalt 1018 husstander på bygdene fått tilbud om fiber.
For de resterende 43% av husstandene som mangler et høyhastighetsbredbånds tilbud jobbes det med ulike løsninger:
– Motatt tilskudd fra fylkeskommunen til utbygging av noen enkeltområder. Forhandling med mulig utbygger er i gang og områdene planlegges ferdige i løpet av 2020.
– Vurderer mobile løsninger i områder med få husstander og store avstander, da legging av fiber i disse områdene blir svært kostbart.
I områdene som grenser inn mot kommersielle områdene i og utenfor sentrum avventes videre planlegging inntil utbyggerne har lagt sine planer. |
| Eiendomsstaben |
| Implementere nye avfallsplaner. |
Arbeidet ble ikke ferdig i 2019 da det må ses i sammenheng med avtale om henting av avfall. Tiltaket videreføres til 2020, og kan innebære behov for ny avtale med renovatør for å sikre akseptable driftskostnader innenfor tilgjengelige økonomiske rammer. |
| Øke brukernes medvirkning/tilrettelegging for å sikre effektiv utførelse av renholdet |
Kvalitetshåndbøker er utarbeidet og formidlet av enhet for renhold, som grunnlag for synliggjøring og koordinering av brukernes medvirkning. Arbeidet innebærer utfordringer med å omstille en stor organisasjon med mange virksomheter. Tiltaket blir videreført i 2020. |
| Utarbeide handlingsplan for å trappe opp vedlikeholdsrammen for å hente inn etterslep på bygningsvedlikehold. Dette skal bidra til at bygg ikke blir stengt og at behovet for rehabiliterings-prosjekter elimineres. |
Det er utarbeidet tilstandsanalyse for formålsbyggene, som er orientert om i møte med formannskapet/komité for plan og eiendom. Som følge av kommunens begrensede økonomiske handlingsrom er det foreløpig ikke fremmet noen handlingsplan til politisk behandling. Det er imidlertid fremmet en sak om avhending av eiendom (KS-085/18), som har bidratt til at noen bygg er vedtatt solgt, mens noen er vedtatt tatt ut av drift i påvente av behov for riving. Tiltaket videreføres til 2020. |
| Utrede etterbruk av helsesenteret (gamle helsestasjon) som ligger i et strategisk helseområde mellom Helsehuset og Jotunhaugen/Jotuntoppen. |
Lokalene er vurdert som alternativ for eiendomsstaben sin virksomhet i gamle brannstasjon (kontor og lager). I tillegg er det vurdert å flytte virksomheten i Askeladden og ved Sundsvold til gamle helsestasjonen. Dette vil bidra til at gamle brannstasjon og Sundsvold aktivitetssenter kan avhendes, samt at leieforholdet i Askeladden kan avvikles. Tiltaket innebærer imidlertid investeringsbehov knyttet til noe ombygging, samt utbygging av lagerarealer. Prosjektet blir utredet videre i 2020. |
| Sluttføre implementering og oppdatering av investeringsmodulen |
Investeringsmodulen er oppdatert og ajour for 2019. |
| Videreføre fokuset på økt bruk av tre i kommunens byggeprosjekter, jfr. kompetanseprogrammet for økt bruk av tre (Fylkesmannen i Hedmark og Oppland).
|
Fokuset har bidratt til at flere av kommunens byggeprosjekter er gjennomført med stort innslag av tre. Dette har blant annet medført at kommunen har mottatt utmerkelser og positiv omtale. |
| Videreføre det kontinuerlige forbedringsarbeidet med LEAN-konseptet for å sikre effektiv ressursbruk og samarbeid både internt i staben og mellom sektorene i kommunen.
|
LEAN tankegangen har hatt, og vil fortsatt ha fokus. Dette innebærer fokus på helhetlige og kostnadseffektive leveranser, hvor grunnlaget er struktur, planer som grunnlag for effektiv og tilpasset bemanning, samt koordinert gjennomføring og oppfølging. |
| Etablere en enhetlig og felles prosjektstrategi med tilhørende webhotelløsning (prosjektportalen). |
Arbeidet er nylig avsluttet, og blir nå erstattet av Difi sine prosjekt verktøy i tilknytning til at kommunen har signert avtale med Bygg21. Bygg21 er et samarbeid mellom bygg- og eiendomsnæringen og statlige myndigheter, hvor avtalen innebærer forpliktelse til å sette Beste Praksis ut i livet. Elverum kommune mottok i 2019 pris fra Bygg21 for Beste Praksis i forbindelse med modulbygget i massivtre på Hanstad barne- og ungdomsskole. |
| Videreføre fokuset på innovative anskaffelser – koordinert med NHOs leverandørutviklings-program og ERNU (ElverumRegion Næringsutvikling AS) |
Ydalir skole og barnehage er eksempler på at dette blir ivaretatt. Elverum kommune og Betonmast Innlandet mottok anskaffelsesprisen 2019 som følge av samspillsprosjektet Ydalir skole og barnehage. |
| Følge opp ZEN-ambisjonen (Zero Emission Neighbourhood) for ny bydel i Ydalir i samarbeid med Elverum tomteselskap – fokus på bygging av skole og barnehage. |
Arbeidet pågår i henhold til masterplan for Ydalir bydel, hvor prosjektet Ydalir skole og barnehage bidrar til å sikre måloppnåelse gjennom ambisiøse kontraktsfestede miljøkrav. Breeam sertifisering tilsvarende Very Good er kontraktsfestet som mål, og sertifiseringen er basert på dokumentert miljøprestasjon. Endelig resultat vil foreligge i 2020, men foreløpig statusrapport innebærer at målet blir nådd. |
| Personalstaben |
| Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor – Det er fra personalstaben planlagt tiltak for å bistå ledere i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen i 2019.
|
10- faktor undersøkelsen ble gjennomført i november 2018 og denne oppfølgingen var av resultatene fra 2018. Bistand er gitt på forespørsel fra avdelingsledere. Det er som planlagt ikke gjennomført undersøkelse i 2019 da denne gjennomføres annethvert år. Neste runde kommer november 2020. |
| Lederutvikling – Lederutviklingsprogrammet gjennomføres for 6. gang i 2019.
|
Gjennomført fra mars til november 2019. Kull 6 på kommunens lederutviklingsprogam startet med 25 deltagere hvorav 3 falt fra underveis på grunn av de valgte å si opp sin stilling i Elverum kommune. |
| Tilsetting/rekruttering – Personalstaben vil holde kurs i tilsetting/rekruttering i 2019, samt bistå ledere slik at prosedyrene for tilsettings/rekruttering blir implementert i organisasjonen
|
Prosedyren og de nye rutinene for tilsetting/rekruttering er implementert og brukes i hele organisasjonen. Tilbakemeldinger fra lederne som bruker dette verktøyet er at det er nyttig og effektivt. |
| «Ned med sykefraværet» – Elverum kommune er deltager i en større satsing i regi av KS sammen med 32 andre kommuner, der målet er et redusert sykefravær innenfor de sektorer hvor dette er høyest. Denne satsingen vil også pågå i 2019.
|
Sykefraværsoppfølging og fokus på nærvær er et kontinuerlig arbeid. Det er etablert rutiner for visualisering av fravær/nærvær, et verktøy for ledere i dialog med ansatte. Totalt sykefravær 2019 endte på 7,19%, en nedgang på 0,32%-poeng. |
| Økonomistaben |
| Etablering av egeninkasso av kommunale krav i løpet av 2019, med innfordringssystem, rutiner, prosedyrer mv.
|
Egen innfordring av kommunale krav ble igangsatt fra og med 1. mai 2019. |
| Økonomisystemet ble oppgradert i slutten av 2015 og det har blitt tatt i bruk mye ny funksjonalitet. Dette arbeidet fortsetter i 2019. Kommunens økonomisystem med tilhørende forsystemer må videreutvikles for å imøtekomme sentrale myndigheters forventninger om økt digitalisering og effektivisering i offentlig sektor. Det er meldt inn et behov for midler til anskaffelser av moduler/lisenser og konsulenttimer i dette arbeidet (eget tiltak i investeringsbudsjettet). Eksempler på moduler/områder det vil settes fokus på er e-handel, timeregistrering, automatisering av filtransport til/fra økonomisystemet, samt HR-området ved å ta i bruk skreddersydde rapportløsninger for lønns- og personaldata. |
Det arbeides kontinuerlig med videreutvikling av økonomisystemet (Agresso). I 2019 ble det brukt mye tid på etablering av ny HR-modul, Kompetanse-modul, fullmaktsmodul, Digitale sykemeldinger, samt en mindre prosjekter /endringer i Agresso og GAT (ressursstyring innen PRO mv).
|
| Arbeidet med oppgraderingen fører til at en rekke endringer i interne prosedyrer og rutiner gjennomgås med LEAN-prinsipper som metode, for å forenkle hverdagen hos våre brukere og egne medarbeidere. I kommunens LEAN-arbeid er det naturlig å se på forhold mellom stab/støtte og sektorer. Dette innebærer gjennomgang av kommunes økonomireglement med tanke på rolleavklaringer og hensiktsmessige fordeling av ansvar, myndighet og oppgaver. Målet er å ha gode og rasjonelle rutiner og god kvalitet på arbeidet som gjøres. |
Det arbeides med kontinuerlig med forbedring av interne prosedyrer og rutiner. Nytt økonomi-reglement ble vedtatt i desember 2019, og det arbeides videre med arbeids- og oppgavefordeling innad i økonomistaben, men også ut mot sektorer og andre staber. |
