Gå til innhold

Arbeidsoppgaver og planlagt utviklingsarbeid

Innenfor kommunens økonomiforvaltning arbeides det med systematisk rutineutvikling og effektivisering for å kunne gi rom for økt støtte til ledere i øvrige sektorer og staber. Dette er nødvendig ved siden av de mer rutinemessige oppgavene knyttet til regnskap, lønn, reskontri og fakturering for å nå de mål som er beskrevet i målekortet.

Det er fortsatt funksjoner i økonomisystemet Agresso innenfor de moduler som benyttes for å kunne sette opp og ta i bruk flere funksjoner innen fakturering, kundereskontro, hovedbok, økonomiplan, årsbudsjett, leverandørreskontro med skanning av leverandørfakturaer, lønn, anleggsmodul og investeringsmodulen. I tillegg er det ønskelig å legge til rette for å kunne ta i bruk innkjøpsmodul og kontroll med bruken av kommnens innkjøpsavtaler.

Slik regjeringens forslag til statsbudsjett er presentert forutsettes skatteoppkreveren overført fra kommunen til staten den 01.06.2016. Dette medfører at ca 2,5 mill kroner er tatt ut av kommunens inntektsramme og belastet Økonomistabens ramme. En slik overføring vil medføre tap av 4 stillinger i innfordringsavdelingen. Denne posten var noe overraskende da Stortinget så sent som i juni 2015 sa nei til statliggjøring av skatteoppkreverfunksjonene. Dersom endringen blir gjennomført vil Økonomistaben ha mulighet for selv å gjennomføre all inkasso av kommunale krav, og i så fall tilby overtallige ansatte annet likeverdig arbeid. Kommunen betaler i dag Lindorff som inkassobyrå betydelige beløp i saker hvor skyldner ikke kan gjøre opp for seg, i tillegg til at selskapet tar inn salær på alle saker som løses direkte fra skyldner. Mister kommunen skatteoppkreverfunksjonen vil kommunen kun ha en stilling på innkreving av kommunale krav, noe som blir ansett som svært usikkert både med tanke på fravær, men også i form at det fagligmiljøet rundt dette arbeidet utraderes.

Innenfor skatt og kemnerfunksjonen har det vært en del vakanser, og når enheten nå er fullt bemannet, vil man i tillegg til de løpende oppgavene også måtte konsentrere seg om oppgaver som nå har vært nedprioritert. Dette vil være nødvendig for å nå de mange krav skattemyndighetene setter til enheten.

Gjennom 2016 vi staben arbeide videre med en del utviklingsoppgaver som er påbegynt i 2014 og 2015, men også prioritere nye muligheter i økonomisystemet Agresso som kommunen ikke benytter i dag:

  • Økonomisystemet Agresso vil bli oppgradert i slutten av 2015, og dette vil gi kommunen flere nye muligheter for digitalisering av dokumentflyten, og nye og bedre tilgjengelige funksjoner som vil støtte organisasjonen i deres styring av egne ressurser.
  • Oppgraderingen vil føre til at en rekke interne prosedyrer og rutiner vil gjennomgås i løpet av 2016 med lean-prinsipper som metode, for å forenkle hverdagen hos våre brukere. Men dette vil også gi positive effekter innad i økonomistaben i forhold til å håndtere vekst i bilagsvolumer innenfor dagens ressursrammer.
  • Stabilisere driften vedrørende mottak av elektroniske fakturaer på EHF-format slik staten krever, og samtidig tilrettelegge for bruk av e-faktura mot våre privatkunder og bedrifter.
  • Legge til rette for bruk av timeregistering for personell og maskiner i både investering og drift, for å effektivisere de kostnadsfordelinger som gjøres manuelt i dag.
  • Styrke innkjøpsfunksjonen og gjennomføre opplæring av alle som bestiller varer og tjenester, samt etablere en mer brukervennlig presentasjon av våre rammeavtaler. Det er estimert ut fra erfaringer hos andre kommuner at dette kan gi reduserte kostnader ved rutinemessige kjøp av varer og tjenester. Til dette innføres et innkjøpsanalyseverktøy i et prosjektsamarbeid med Hamar kommune. Arbeidet ble startet i 2015, men vakanser gjør at arbeidet ikke er sluttført.
  • Planlegge og estimere kost/nytte ved implementering av innkjøpsmodul med rekvisisjoner, elektroniske bestillinger mot rammeavtaler basert på elektroniske varekataloger, og legge til rette for at disse rutiner presenteres i Agresso’s WEB-portal for alle i kommunen som skal bestille varer og tjenester mot disse avtalene. Det antas at dette vil kunne gi betydelig innsparinger på kommunens kjøp av varer og tjenester, men det vil kreve investering i lisenser og konsulentbistand og vil bli fremmet som egen sak.

Innholdsfortegnelse